Déclaration de protection des données - MCI

Dernière mise à jour : 22 octobre 2018

Le groupe MCI Group Holding SA, sis 9, Rue du Pré-Bouvier, 1242 Satigny, à Genève, en Suisse ainsi que les entités concernées de MCI (ci-après « MCI ») est une société spécialisée dans l'événementiel et dans la gestion d'associations. Elle opère et possède des filiales dans de nombreux pays du monde où elle propose des services aux associations, organise des congrès, des réunions et des événements pour ses clients, qu'ils soient des entreprises ou des associations (ci-après le « Client »).

Conformément à l'article 27 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), la société MCI Benelux, sise 280 Boulevard du Souverain 1160 Bruxelles, en Belgique, a été désignée par le groupe MCI comme représentante au sein de l'Union européenne.

MCI fait tout ce qui est en son pouvoir pour améliorer constamment ses services et ainsi mieux répondre aux attentes de ses Clients. Dans ce but, MCI pourra recueillir et stocker certaines informations, y compris des données à caractère personnel susceptibles de vous concerner. MCI accorde une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et ce, à chaque étape de ses processus commerciaux. La présente Déclaration de protection des données a vocation à vous permettre de comprendre les modalités de collecte, de traitement et de stockage de vos données dans le respect des exigences légales et les normes de MCI en matière de protection des données.

Il sera très difficile pour MCI, voire impossible dans la plupart des pays, de vous offrir ses services si vous lui refusez le droit de traiter vos données. Pour cette raison, en lui transmettant vos données à caractère personnel, vous acceptez d'être juridiquement tenu par la présente Déclaration de protection des données dont vous prenez acte. Ladite déclaration pourra être modifiée périodiquement. Si vous n'acceptez pas la présente Déclaration de protection des données ou ne pouvez conclure un contrat juridiquement contraignant, MCI ne sera pas en mesure d'assurer le traitement de vos données à caractère personnel.

1. Champ d’application de la présente Déclaration de protection des données

La présente Déclaration de protection des données s’applique à l’ensemble des services proposés par MCI.
Elle ne s’applique pas aux services proposés par d’autres personnes physiques ou morales. La présente Déclaration de protection des données ne couvre pas les pratiques en la matière d’autres sociétés et organisations assurant la publicité des services de MCI ou de tiers exploitant un site Internet vers lequel un internaute peut être redirigé à partir du site Internet ou de toute autre ressource numérique de MCI.

2. Données recueillies et méthode de collecte

2.1 Règles générales

MCI collecte des données générales et personnelles vous concernant auprès :

  • de vous, lorsque vous fournissez vos coordonnées à MCI ;
  • de ses Clients (dans ce cas, le Client doit s'assurer qu'il est en droit de divulguer ces données et que vous avez pris connaissance des diverses questions abordées dans la présente Déclaration de protection des données) ;
  • de participants à des réunions de Clients et à des événements organisés par MCI ;
  • d'utilisateurs des sites Internet de MCI ou d'un Client ; et auprès de tiers (notamment des prestataires de services en ligne ou des personnes ayant un pouvoir d'authentification unique).

Après réception des données, un profil électronique est créé dans les outils de MCI pour chaque personne ou entité (ci-après le « profil de contact »).

Le profil de contact peut notamment contenir les renseignements suivants :

  • nom ;
  • sexe ;
  • date de naissance ;
  • adresse ;
  • numéros de téléphone ;
  • adresses électroniques ;
  • organisation ou société d'affiliation et/ou fonctions occupées ;
  • domaine d'activité et/ou centres d'intérêt ;
  • références/numéros de la carte de crédit ;
  • destinations touristiques ;
  • dates de voyages ;
  • préférences en matière de voyages ;
  • préférences en matière de logements ;
  • autres préférences communiquées ;
  • passeport ; et
  • informations sur le visa.

Les personnes participant à un événement acceptent que Dorier, toute société du groupe MCI au sens de la règlementation en vigueur ou leurs partenaires puissent, gratuitement et sans contrepartie d'aucune sorte, utiliser, reproduire, modifier et diffuser sur tout support connu ou non à la date présente et notamment sur les réseaux sociaux ou sur leurs Sites, des images et des séquences sonores prises lors dudit événement au moyen d'enregistrements vidéo et/ou audio et/ou de photographies sur lesquelles elles apparaissent et ce, pendant la durée de l'exploitation des enregistrements vidéo et/ou audio et/ou des photographies.

2.2 Politique en matière de cookies

Nous utilisons des cookies sur notre site Internet. En continuant à utiliser notre site Internet (en chargeant une nouvelle page web), en cliquant sur « Accepter » ou en fermant le bandeau d'alerte sur les cookies, vous consentez à l'utilisation de cookies.

Notre politique relative aux cookies explique en quoi consistent les cookies, comment nous les utilisons, comment des tiers partenaires peuvent utiliser des cookies en lien avec le Service, quels sont vos choix concernant les cookies et toutes autres informations utiles à ce sujet.

Que sont les cookies ?

Les cookies sont des fichiers texte de petite taille envoyés par votre serveur à partir d’un site Internet que vous visitez. Le cookie est stocké dans votre navigateur et permet au Service ou à un tiers de vous reconnaître et de faciliter votre prochaine visite tout en rendant le service plus utile pour vous. Les cookies peuvent être « persistants » ou uniquement liés à une session.

Comment MCI utilise-t-elle les cookies ?

Lorsque vous accédez à notre site Internet, MCI et ses prestataires tiers peuvent collecter des données de nature technique de différentes manières. Nous utilisons des cookies aux fins suivantes :

  • permettre l’exploitation de certaines fonctions du site Internet,
  • produire des analyses,
  • sauvegarder vos préférences et personnaliser le contenu,
  • améliorer l’expérience de l’utilisateur,
  • permettre la production de publicités, notamment sous la forme de ciblage comportemental,
  • partager sur les réseaux sociaux.

Nous utilisons à la fois des cookies persistants et des cookies de session dans le cadre du Service ainsi que différents types de cookies pour exploiter le Service :

  • Principaux cookies

Nous pouvons utiliser des cookies généraux afin d’authentifier les utilisateurs et de prévenir toute utilisation frauduleuse des comptes d’utilisateurs.

  • Cookies de tiers

En sus de nos propres cookies, nous pouvons également utiliser divers cookies de tiers afin de générer des statistiques sur l’usage du Service, produire des publicités dans le cadre du Service, etc.

Quel choix avez-vous en matière de cookies ?

Si vous souhaitez supprimer des cookies ou demander à votre serveur de supprimer ou de refuser des cookies, veuillez consulter les pages d’aide de votre serveur :

Veuillez toutefois noter que, si vous supprimez des cookies ou si vous les refusez, il se pourrait que certaines fonctionnalités du site Internet de MCI ne fonctionnent pas correctement, que vous ne puissiez plus sauvegarder vos préférences et que certaines pages ne s’affichent pas correctement.

Comment refuser des cookies ?
  • Rejeter un cookie vidéo

Notre site Internet utilise des cookies vidéo afin de pouvoir diffuser des vidéos sur notre site. Ce service place des cookies sur l'ordinateur des utilisateurs aux fins suivantes :

- optimiser l'utilisation du service vidéo par ses utilisateurs ;

- personnaliser les options avant ou après la vidéo.

- enregistrer les données nécessaires pour lire à nouveau le contenu audio de la vidéo, notamment la qualité des images, les réglages de mémoire tampon et la vitesse de connexion du réseau.

Vous pouvez également cliquer sur les liens suivants pour en savoir plus sur ce sujet et faire votre choix en connaissance de cause :

Pour Youtube : www.google.fr/intl/fr/policies/privacy/

 

  • Rejeter un cookie de ciblage

Les cookies de segmentation et de mesure d'audience sont enregistrés par Google.

Concernant les cookies de mesure d'audience, vous pouvez cliquer sur le lien de désactivation suivant qui enregistrera dans notre navigateur un cookie dont le seul but sera de les désactiver :

- Pour le cookie de Google Analytics : www.google.com/analytics/learn/privacy.html

 

  • Rejeter un Ad cookie

Vous pouvez gérer l'utilisation et le fonctionnement de ces cookies en vous rendant sur la plateforme de gestion des cookies publicitaires proposée par des professionnels de la publicité [http://www.youronlinechoices.com/fr/controler-ses-cookies/] et en suivant les instructions qui y figurent.

Vous serez dès lors en mesure de connaître les sociétés qui sont affiliées à cette plateforme qui offre la possibilité de refuser ou d'accepter les cookies utilisés par leurs soins afin de s'adapter à vos informations de navigation ainsi que les publicités susceptibles de s'afficher.

Certains cookies de ciblage comportemental sont déposés par des prestataires tiers partenaires. Vous pouvez également cliquer sur les liens suivants pour en savoir plus sur ce sujet et faire votre choix en connaissance de cause :

- Pour les cookies de DoubleClick et Publishers [https://adssettings.google.com/u/0/authenticated]

Veuillez noter que la désactivation vous empêchera d'afficher toutes les publicités de ciblage émises en fonction de vos centres d'intérêt, tandis que les autres publicités seront maintenues. Le fait de désactiver ces cookies empêche la collecte d'informations de nature à permettre des publicités plus ciblées lors de vos visites.

Où pouvez-vous trouver plus d’informations sur les cookies ?

Si vous ne souhaitez pas que des informations soient collectées par le biais de cookies, il existe une procédure simple dans la plupart des navigateurs qui vous permet de refuser l’utilisation de cookies. Vous pouvez vous renseigner à ce sujet sur les sites Internet tiers suivants :

3. Objectif de la collecte de données

MCI utilise les données collectées afin de fournir, maintenir, protéger et améliorer la qualité générale de ses services. La collecte de données vise également à protéger MCI et ses utilisateurs. MCI ne collecte aucune donnée dans d’autres buts que celui-ci.
En sus de la création de Profils, MCI utilise vos données aux fins suivantes, auxquelles vous souscrivez :
a) Réservations : les Profils sont sauvegardés dans une base de données en tant que documents de référence à consulter lors de chaque prise de réservation. Lors d’une réservation, MCI crée un code de réservation qui contient l’ensemble des données personnelles ainsi que les informations sur la réservation nécessaires pour répondre à votre demande et respecter les exigences réglementaires de certaines destinations. Pour procéder à des réservations, MCI peut être amenée à transférer des données personnelles à divers fournisseurs tiers de voyages (compagnies aériennes, hôtels, agences de location de véhicules, sociétés proposant des outils de réservation en ligne, prestataires de services de sécurité et systèmes informatisés de réservation) dans votre pays d’origine ou tout autre pays où vous pourriez vous rendre, mais aussi, souvent, à des organismes publics dans le cas de certaines destinations.
b) Regroupement des données de voyage : à la demande d’un Client, MCI ou un tiers peut préparer des rapports d’information récapitulant et analysant les dépenses selon les destinations, selon les fournisseurs de voyage, etc. Ces rapports, susceptibles de contenir certaines des données personnelles du Profil, sont ensuite transmis au Client qui en fait la demande.
c) Respect de la politique de voyage : à la demande d’un Client, MCI peut rendre compte de votre respect de la politique de conformité en matière d’événements, de budget ou de voyage dudit Client et identifier les cas éventuels de violation.
d) Nouveaux produits et services : en vue d’améliorer les services et sur la base des données communiquées à MCI, cette dernière est susceptible de vous adresser d’autres informations en lien avec des événements et/ou des voyages présents ou à venir. Exemple : liste de restaurants à proximité d’un hôtel donné dans la ville de destination ou parkings disponibles à l’aéroport de départ.
e) Promotion et marketing : MCI peut utiliser vos données afin de personnaliser votre expérience sur son site Internet en vous présentant des publicités appropriées afin de vous adresser des messages commerciaux susceptibles de présenter un intérêt pour vous, notamment des informations sur nos services, des études de cas, des opinions de leaders, des livres blancs, des mises à jour de blogs, etc. Par exemple, MCI a recours à des prestataires de services tiers pour présenter des services et des offres adaptés aux préférences et intérêts qui ressortent de votre activité en ligne au fil du temps. MCI peut utiliser vos données à des fins de promotion et de marketing pour ses clients existants ou futurs et/ou des tiers relevant du secteur de MCI. Elle peut utiliser les données afin d’analyser les tendances et ainsi proposer d’autres services à ses Clients, notamment de nouveaux événements ou d’autres services.
f) Données techniques : MCI ou des tiers mandatés par MCI évaluent ces données uniquement à des fins statistiques et uniquement sous une forme anonyme, afin d’optimiser son site Internet et d’accroître la convivialité, l’efficacité et la sécurité de ce dernier. MCI peut notamment utiliser les données techniques pour mesurer le succès de ses campagnes marketing, regrouper des statistiques sur l’utilisation faite de son site Internet et sur les taux de réponse, mais aussi utiliser les données personnelles ainsi regroupées pour calculer le pourcentage d’utilisateurs MCI disposant d’un indicatif téléphonique particulier.
g) Autres finalités : MCI peut utiliser vos données lorsqu’elle le juge nécessaire ou approprié : (a) en vertu des lois applicables, y compris celles en dehors du pays de résidence ; (b) afin de respecter le processus juridique ; (c) afin de répondre à des requêtes émanant de pouvoirs et organismes publics, y compris en dehors de votre pays de résidence ; (d) afin d’appliquer ses conditions ; (e) afin de protéger ses opérations ; (f) afin de protéger les droits, la confidentialité, la sécurité ou les biens de MCI, de vous protéger ou de protéger d’autres personnes ; et (g) afin de lui permettre d’exercer les recours dont elle dispose ou de limiter les dommages pouvant être subis par MCI ; (h) afin de vous permettre de postuler à une offre d’emploi de MCI.
MCI vous demandera votre consentement avant d’utiliser les données à des fins autres que celles mentionnées dans la présente Déclaration, sous réserve des lois en vigueur.

4. Durée de conservation des données

Les données générales et à caractère personnel seront conservées par MCI uniquement pendant la durée nécessaire pour répondre aux questions, résoudre des problèmes, proposer de nouveaux services ou des services améliorés, respecter les exigences légales en vertu du droit applicable ou répondre aux requêtes de Clients sur des événements passés ou des activités de voyage. MCI conservera les données générales et à caractère personnel pendant cinq ans maximum, en l'absence d'exigence légale spécifique. Pour les candidats, les données seront conservées pendant une durée maximum de deux ans.

Vous pouvez supprimer/annuler votre compte MCI en adressant un courriel à notre délégué à la protection : privacy@mci-group.com.

5. Lieu du stockage et contrôleur de la base de données

Les profils de contacts enregistrés par MCI sont stockés dans des bases de données centralisées en cloud dans des locaux de fournisseurs tiers situés en Europe, aux États-Unis et en Asie. Ces fournisseurs tiers ont signé nos clauses relatives à la protection des données.

Tout transfert de vos données en dehors de l'Espace économique européen sera effectué uniquement dans le cadre des garanties appropriées, notamment dans le cadre de conditions contractuelles conformes aux dispositions légales et réglementaires applicables en matière de protection des données.

6. Vos obligations

Vous devez garantir que les données fournies par vos soins sont :

  • correctes ;
  • exactes ;
  • actualisées ;
  • fidèles ; et
  • conformes aux lois applicables.

Il vous appartiendra notamment de signaler à MCI, qui communiquera avec vous principalement par voie électronique, toute modification de votre adresse électronique. Vous pouvez également directement mettre à jour votre profil de contact.

MCI s'engage à protéger la vie privée des enfants et encourage les parents et les tuteurs à prendre un rôle actif dans les activités en ligne de leurs enfants. MCI ne cible pas les actifs numériques des enfants âgés de moins de quatorze (14) ans ni ne recueille sciemment des informations sur des enfants aux fins de vendre des produits ou des services.

7. Transfert et communication de données

7.1 Règles générales

MCI est une société internationale disposant de bureaux dans plus de 31 pays d'Europe, d'Amérique, d'Asie et du Moyen-Orient. Vos données à caractère personnel peuvent ainsi être transmises vers et depuis la Suisse, ainsi que dans des pays dont la législation sur la protection des données peut différer, voire être moins stricte que dans votre pays de résidence. Vous autorisez par les présentes MCI à transférer et à communiquer vos données dans les conditions suivantes:

a) Transferts au sein du groupe MCI: les transferts sont effectués à l'échelle de MCI et de ses filiales afin de soutenir ses activités et/ou services.

b) Transfert à des tiers: MCI travaille avec des tiers afin d'obtenir des services de soutien logistique pour des voyages, des réunions et des événements et/ou d'autres services proposés par MCI à ses Clients, notamment des services de réservation en ligne, des services de réservation dans l'hôtellerie, des services de transport terrestre ou la délivrance de billets d'avion, la fourniture de badges et, dans certains cas, les données à caractère personnel pourront être partagées avec ces tiers afin de permettre la réalisation de ses missions et de ses objectifs. MCI peut également transférer des données à caractère personnel à des tiers à la demande de ses Clients, notamment à des sponsors et des exposants ou à d'autres tiers, en vue du regroupement de données ou de services de suivi en cas d'urgence. MCI pourra transférer vos données à des tiers à des fins de promotion et d'opérations marketing, conformément au point 3e) susmentionné. MCI est également autorisée à transférer vos données à un tiers en cas de restructuration, de fusion, de vente, d'entreprise commune, de cession, de transfert ou autre aliénation de tout ou partie de son activité, de ses actifs ou de ses actions (y compris dans le cadre de procédures de faillite ou autres procédures similaires). Avant tout transfert, les tiers (à l'exception des agences de voyage et des transferts autorisés notamment dans les limites de l'espace européen) seront tenus de signer avec MCI un accord de transfert des données qui les obligera à respecter les dispositions légales applicables en matière de protection des données.

c) Transferts réglementaires : MCI peut être tenue en vertu de la loi de transférer des données à des organismes publics, des organismes de régulation et/ou des autorités de surveillance.

7.2. Transfert électronique de données

Si vous consultez le site Internet de MCI, le transport de vos données s'effectue par le biais d'un réseau ouvert et accessible au public. Les données peuvent de ce fait être transmises au-delà des frontières nationales. Ainsi, vos données risquent d'être interceptées et lues par des tiers, autorisant ces derniers à interférer dans une relation existante ou potentielle entre vous et MCI.

Par ailleurs, vous n'êtes pas sans savoir que les informations transmises par vos soins ou que vous autorisez MCI à vous transmettre par un moyen électronique, notamment par e-mail, SMS, formulaires de contact etc., ne sont généralement pas protégées par un chiffrement et qu'elles ne sont de ce fait ni confidentielles ni sécurisées. Même en cas de transmission codée, l'expéditeur et le destinataire ne sont pas couverts par un chiffrement. Les tiers peuvent ainsi en déduire une relation d'affaires existante ou potentielle entre vous et MCI.

Si vous communiquez à MCI des renseignements personnels, vos données à caractère personnel pourront être transférées par MCI vers des pays dont les lois en matière de protection des données peuvent différer, voire s'avérer moins strictes que celles applicables dans votre pays de résidence comme indiqué ci-dessus. Vos données à caractère personnel peuvent notamment être transférées aux États-Unis. Vous êtes informé par les présentes que vos données à caractère personnel peuvent être consultées par les autorités de ces pays (notamment aux États-Unis).

8. Sécurité et mesures organisationnelles

Afin de garantir la sécurité de vos données sur le site Internet et les systèmes de MCI, cette dernière a mis en œuvre des mesures techniques, contractuelles, administratives, physiques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données personnelles contre tout(e) perte, destruction, accès non autorisé, manipulation et divulgation accidentelle ou illicite. Ces mesures sont développées en continu afin de suivre les progrès technologiques et sont périodiquement réexaminées à l’aune des lois applicables en matière de confidentialité. Toutefois, nous ne pouvons garantir la sécurité de vos données personnelles et déclinons toute responsabilité à cet égard.
Seul le personnel autorisé de MCI, le personnel de sociétés tierces (par ex. de prestataires de services) ou le personnel autorisé de nos Clients (qui se sont contractuellement engagés à préserver la confidentialité de l’ensemble des informations) ont accès à vos données personnelles. Le personnel de MCI qui dispose d’un accès à vos données personnelles est tenu de respecter les réglementations en matière de confidentialité. Quant aux salariés de tiers disposant d’un accès à vos données personnelles, ils ont signé des accords de non-divulgation. Par ailleurs, des accords sur les transferts de données existent avec des sociétés tierces ayant accès à vos données personnelles, et ce afin de garantir la confidentialité desdites données.

9. Vos droits

Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables en matière de protection des données, vous êtes en droit de demander un accès à vos données, d'en exiger la rectification, la limitation du traitement et de vous opposer audit traitement, de même que vous pouvez vous prévaloir d'un droit de portabilité de vos données, dans la mesure applicable. Par ailleurs, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de surveillance.

Dans certaines conditions, vous êtes également autorisé à demander le blocage et la suppression des données à caractère personnel qui sont sauvegardées vous concernant, sauf si MCI les conserve à des fins juridiques ou commerciales légitimes. Pour tout complément d'information, veuillez contacter le délégué à la protection des données à l'adresse électronique susmentionnée.

Pour contacter MCI à propos de questions sur les modalités de traitement de données en son sein, veuillez envoyer un courriel au délégué à la protection des données à l'adresse suivante : privacy@mci-group.com.

Selon les exigences du RGPD, MCI vous donne un vaste choix quant à la manière dont MCI peut utiliser et divulguer vos données à caractère personnel à des fins marketing (droit à l'oubli, à modification, à limitation…). En contactant le délégué à la protection des données à l'adresse électronique susmentionnée, vous pourrez refuser de recevoir à l'avenir des messages électroniques à visée marketing de MCI et exiger que nous ne partagions pas vos données à caractère personnel avec des tiers non affiliés pour soutenir leur stratégie marketing. MCI s'efforcera de respecter votre choix dès que raisonnablement possible. Veuillez noter que si vous exprimez un tel refus, MCI ne sera pas en mesure de supprimer les données à caractère personnel vous concernant des bases de données de tiers non affiliés auxquels elle aura déjà transmis vos données à caractère personnel (à la date de mise en œuvre de votre refus). Veuillez également noter que si vous vous opposez à la réception de messages marketing de la part de MCI, nous pourrons toujours continuer à vous adresser des messages administratifs importants. Vous ne pouvez refuser l'envoi de tels messages.

10. Modifications

La présente Déclaration est susceptible d’être révisée et mise à jour périodiquement par MCI afin de respecter les lois applicables en matière de protection et de confidentialité des données. MCI indiquera toute modification de cette déclaration sur son site Internet et, si les modifications sont substantielles, vous en avisera à l’adresse électronique figurant dans votre Profil.

11. Contact

Si vous avez besoin d'une aide supplémentaire, veuillez contacter notre délégué à la protection des données, privacy@mci-group.com.

En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez l’utilisation de cookies. Nous employons des cookies afin d’améliorer votre navigation, générer des statistiques, assurer le suivi des campagnes publicitaires et réseaux sociaux. En savoir plus sur notre politique de confidentialité et de cookies et comment les gérer sur votre navigateur. Vous pouvez à tout instant modifier les paramètres de gestion de ces cookies.

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